Adatkezelési tájékoztató

ADATKEZELÉSI ÉS ADATVÉDELMI

TÁJÉKOZTATÓ

 

 

Az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679/EU rendelete (általános adatvédelmi rendelet; „GDPR”) és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben („Info tv.”) alapján a Sorkifaludi Közös Önkormányzati Hivatala (továbbiakban: Hivatal) az alábbi adatkezelési tájékoztatást adja az Ön, mint Érintett részére.

A jelen Adatkezelési és Adatvédelmi Tájékoztató célja, hogy a Hivatal általi adatkezelés megkezdése előtt Ön (mint a Hivatal Ügyfele, leendő ügyfele, illetve más Érintettként) tájékozódhasson arról, hogy a Hivatal az Ön személyes adatait miért és mire használja, valamint, hogy Önt milyen jogok illetik meg, és azokat hogyan gyakorolhatja.

A jelen Adatkezelési és Adatvédelmi Tájékoztató (továbbiakban: Tájékoztató) a Hivatal a 2020. január 1. napjától történő személyes adatkezeléseire vonatkozóan hatályos.

A Hivatal a jelen Tájékoztató módosítására bármikor, egyoldalúan jogosult. A hatályos, valamint a módosított Tájékoztató Nemeskolta község honlapján (www.nemeskolta.hu) elérhetőek.

1. Személyes adatai kezelésével kapcsolatban Ön jogosult a Hivatal Adatvédelmi Tisztviselőjéhez fordulni.

A Hivatal adatvédelmi tisztviselője: Keringer Zsolt

Elérhetőségei: Sorkifaludi Közös Önkormányzati Hivatal

19. írásban a 9774 Sorkifalud, Kossuth u. 30. címen,
19. személyesen a 9774 Sorkifalud, Kossuth u. 30. címen,
19. elektronikus úton a sorkifaludhivatal@pwnet.hu címre küldött e-mailben, és
19. telefonon a 0694556038-as telefonszámon.

A Tájékoztatóban használt legfontosabb fogalmak ismertetését az 1. sz. melléklet tartalmazza.

 

2. A személyes adatok kezelésére vonatkozó általános rendelkezések 

Az Adatkezelő: Az Adatkezelő a Sorkifaludi Közös Önkormányzati Hivatal, 9774 Sorkifalud, Kossuth L. u. 30.; képviseli: Dr. Varga Krisztina jegyző; e-mail: sorkifaludhivatal@pwnet.hu) a továbbiakban: „Hivatal” vagy „Adatkezelő”.

Az Érintett: A Hivatal tájékoztatja, hogy amennyiben a Hivatal olyan személyes adatát kezeli, amely alapján Ön a Hivatal által azonosított, vagy azonosítható személy (függetlenül a személyes adat kezelés céljától, jogalapjától és időtartamáról), Ön az irányadó adatvédelmi jogszabályi rendelkezések alapján Érintettnek minősül.

Ennek megfelelően Önt megilletik az irányadó adatvédelmi jogszabályokban, különösen a GDPR-ban és az Info. tv-ben foglalt, személyes adatok kezelésével és védelmével kapcsolatos jogok.

A Hivatal az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást vezet, és amennyiben a jogszabály értelmében szükséges, a Hivatal az adatvédelmi incidens bekövetkezéséről tájékoztatja az Érintettet, illetve Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság a továbbiakban: „NAIH”).

Amennyiben a Hivatal valamely személyes adat kezelésére jogosult, a személyes adat kezelésére való joga alapján a Hivatal kezeli az adott személyes adatot tartalmazó valamennyi kapcsolódó dokumentációt is a dokumentáción szereplő személyes adat teljes kezelési időtartama alatt.

Fontos kiemelni, hogy a Hivatal minden egyes adatot jogszerű célhoz kötötten kezel, minden egyes adat meghatározott, legalább egy adatkezelési folyamathoz kapcsolódik. A célnak, tisztességesnek és jogszerűnek kell lennie.

A személyes adatok kezelésének céljait a Hivatalnak explicit módon, azaz konkrétan fogalmazza meg. A személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasaknak és relevánsaknak kell lenniük, a Hivatal az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra korlátozza.

Csak a szükséges mennyiségű adat gyűjthető, illetve kezelhető, így elvárás, hogy az adatkezelés célja szempontjából releváns legyen az adat. Ezen elvből következik, hogy „felesleges”, cél nélkül, ill. Jogszabályi felhatalmazás nélkül kezelt adatokat a Hivatal törli, vagy megfosztja személyes adat jellegüktől (anonimizálja), valamint az is, hogy a Hivatal csak olyan adatot kezel, mely az adatkezelés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges. Nem lehet adatot felhalmozni.

A Hivatal, amennyiben személyes adatokat törölni köteles, e törlési kötelezettségének tényleges, végleges és helyreállíthatatlan törléssel/anonimizálással tesz eleget, és intézkedik a törlési kötelezettség alapján megsemmisítendő dokumentumok maradéktalan megsemmisítése iránt is.

Az adatkezelés időtartamát tekintve korlátozott, csak a cél eléréséhez szükséges, jogszabály szerinti időtartam alatt kezelhet jogszerűen adatot a Hivatal. Ebből az elvből következik, hogy kifejezett jogszabályi előírás hiányában a Hivatal a rendelkezésére álló személyes adatokat, bizonyos idő után törölni/anonimizálni köteles. Az adatok megőrzési idejét a Hivatal a lentiekben pontosan meghatározza a vonatkozó jogszabályokra tekintettel.

A Hivatal tájékoztatja az Érintettet, hogy a Hivatal általi személyes adat kezelési időtartam meghosszabbodik (az alábbi személyes adat kezelési idővel; vagy az abból hátralevő idővel), amennyiben a Hivatal számára nyitva álló, személyes adat kezelési időtartam leteltekor az Érintettel szemben peres eljárás, büntetőeljárás, vagy követeléskezelési eljárás, vagy más olyan eljárás van folyamatban, amely eljárás során a személyes adat kezelése a Hivatal részéről jogi igényének érvényesítéséhez/a Hivatal jogi kötelezettségének teljesítéséhez szükséges.

Amennyiben a Hivatal különleges adatokat kezel, azt a lehető legminimálisabb mennyiségben kezeli, a lehető legszigorúbb szabályokra figyelemmel, a minimálisra szorítva a kezelés idejét és az adatokhoz való hozzáférést. Az ilyen jellegű adatkezelésre – amennyiben az lehetséges vagy ésszerű – külön felhívja az Érintett figyelmét.

A Hivatal az általa kezelt, az Érintettől származó, valamint a Hivatal részére ismertté váló, valamint az Érintettről a Hivatal által levont következtetések útján nyert személyes adatok kezeléséről az Érintettet a jelen Tájékoztatóban tájékoztatja.

Amennyiben a személyes adat Öntől, mint Érintettől származik, azon nyomtatványok, melyek kitöltésével az Ön személyes adatai a Hivatal kezelésébe kerültek, tartalmazzák az Önről a Hivatal által kezelt személyes adatok típusait.

Az Ön személyes adatait a Hivatal az irányadó adatvédelmi jogszabályoknak, valamint a NAIH által előírtaknak megfelelően, a jelen Tájékoztatóban meghatározottak szerint, a személyes adat kezelésre vonatkozó elvek tiszteletben tartásával és annak megfelelően kezeli:

• tisztességesen és az Érintett által átlátható módon;
• egyértelmű és jogszerű célból gyűjtött személyes adatok felhasználásával;
• a személyes adat kezelés célja szempontjából megfelelő, releváns és szükséges adatok kezelésével (az adattakarékosság elvének megfelelően);
• jogszabály által megengedettek szerint pontosan és naprakészen;
• a korlátozott tárolhatóság elvének megfelelően;
• olyan technikai és szervezési intézkedések alkalmazásával, amelyek által biztosított a személyes adatok megfelelő biztonsága a személyes adatok jogosulatlan, vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével, vagy károsodásával szemben (az intergritás és a bizalmas jelleg elve alapján);
• alapértelmezett és beépített adatvédelem és az elszámoltathatóság elvének megfelelve.

A Hivatal biztosítja az Ön, mint Érintett, személyes adatinak kezeléséhez kapcsolódó jogainak érvényesülését.

A Hivatal személyes adatát kizárólag az irányadó adatvédelmi jogszabályokban foglaltaknak megfelelő, alábbiak szerinti jogalappal kezel:

• ha személyes adatainak kezelése a Hivatalra vonatkozó olyan jogi kötelezettség teljesítésén alapul, amelyet uniós, vagy magyar jogszabály állapított meg; vagy
• ha személyes adatainak kezelése az Ön, vagy egy más természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges; vagy
• ha személyes adatainak kezelése a Hivatal vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az Ön, mint Érintett olyan érdekei, vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatainak védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az Érintett gyermek (jogos érdek, mint személyes adat kezelési jogalap)
• amennyiben Ön egy, vagy több konkrét célból egyértelmű cselekedettel, (például írásbeli, elektronikus úton tett, vagy megfelelő szóbeli nyilatkozattal) önkéntesen, konkrét, előzetes tájékoztatáson alapuló és egyértelmű hozzájárulását adta személyes adatai Hivatal általi kezeléséhez; vagy
• személyes adatainak adatkezelése olyan, a Hivatal, vagy a Hivatal megbízottja és Ön közötti szerződés létrehozásához – azaz a szerződés megkötését megelőző lépések megtételéhez, szerződés megkötése céljából történő személyes adatkezelés –, vagy teljesítéséhez szükséges, amelyben Ön, mint Érintett az egyik fél.

Amennyiben személyes adatait a Hivatal kezeli, személyes adatainak kezeléséhez kapcsolódóan Önnek az alábbi jogai vannak:

a.Tájékoztatáshoz, hozzáféréshez való jog

Az Érintett kérelmére a Hivatal, mint adatkezelő, jogszabályi felhatalmazás alapján tájékoztatást ad az általa kezelt adatokról, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, az esetleges adatvédelmi incidens körülményeiről, hatásairól és az elhárítására megtett intézkedésekről, továbbá adattovábbítás esetén annak jogalapjáról és címzettjéről.

A Hivatal a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 25 napon belül, közérthető formában, az Érintett erre irányuló kérelmére írásban, vagy ha az Érintett kérelmét elektronikus úton nyújtotta be, akkor elektronikusan adja meg a tájékoztatást.

A jelen pont szerinti tájékoztatás ingyenes, feltéve, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozó tájékoztatási kérelmet a Hivatalhoz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben a Hivatal az általa nyújtott tájékoztatásért költségtérítést állapít meg.

A hozzáféréshez való jog érvényesülése érdekében az Érintettet kérelmére a Hivatal jogszabályi felhatalmazás alapján tájékoztatja arról:

• hogy személyes adatait maga a Hivatal, illetve a megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó kezeli-e
• illetve, ha az Érintett személyes adatait a Hivatal vagy a megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó kezeli, a Hivatal a fenti bekezdésben meghatározottakon túl az Érintett rendelkezésére bocsátja az érintett általa és a megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által kezelt személyes adatait, és közli vele
  19. a kezelt személyes adatok forrását,
  19. az adatkezelés célját és jogalapját,
  19. a kezelt személyes adatok körét,
  19. a kezelt személyes adatok továbbítása esetén az adattovábbítás címzettjeinek - ideértve a harmadik országbeli címzetteket és nemzetközi szervezeteket - körét,
  19. a kezelt személyes adatok megőrzésének időtartamát, ezen időtartam meghatározásának szempontjait,
  19. az érintettet e törvény alapján megillető jogok, valamint azok érvényesítése módjának ismertetését és
  19. az Érintett személyes adatainak kezelésével összefüggésben felmerült adatvédelmi incidensek bekövetkezésének körülményeit, azok hatásait és az azok kezelésére tett intézkedéseket.

Az Érintett hozzáféréshez, tájékoztatáshoz való jogának érvényesítését a Hivatal az elérni kívánt céllal arányosan korlátozhatja vagy megtagadhatja, ha ezen intézkedés elengedhetetlenül szükséges

• az általa vagy részvételével végzett vizsgálatok vagy eljárások - így pl. büntetőeljárás - hatékony és eredményes lefolytatásának,
• a bűncselekmények hatékony és eredményes megelőzésének és felderítésének,
• a bűncselekmények elkövetőivel szemben alkalmazott büntetések és intézkedések végrehajtásának,
• a közbiztonság hatékony és eredményes védelmének,
• az állam külső és belső biztonsága hatékony és eredményes védelmének, így különösen a honvédelem és a nemzetbiztonság vagy
• harmadik személyek alapvető jogai védelmének biztosításához.

b.Helyesbítés joga

A Hivatal a személyes adatot jogszabályi felhatalmazás szerint helyesbíti, ha a személyes adatok pontatlanok, helytelenek vagy hiányosak, azokat - különösen az Érintett kérelmére - haladéktalanul pontosítja vagy helyesbíti, illetve ha az az adatkezelés céljával és a vonatkozó jogszabályokkal összeegyeztethető, az Info. tv-ben meghatározottak szerint.

c.Adatkezelés korlátozásához való jog

A Hivatal a személyes adatok kezelését korlátozza, ha az Érintett ezt kéri, ha azt a jogszabály lehetővé teszi, valamint, ha az Info. tv. részletes szabályai szerint arra lehetőség van.

Ha a korlátozásra a jogszabály lehetőséget ad, az adatkezelés korlátozásának időtartama alatt a korlátozással érintett személyes adatokkal a Hivatal, illetve az általa megbízott, vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó a tároláson túl egyéb adatkezelési műveletet kizárólag az Érintett jogos érdekének érvényesítése céljából, vagy törvényben, nemzetközi szerződésben, illetve az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározottak szerint végezhet.

 

 

 

d.Törléshez való jog

 

A Hivatal az Érintett számára biztosítja a lehetőséget, hogy írásos megkérésére indokolatlan késedelem nélkül az adatokat törli, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll különösen, figyelembe véve azonban elsődlegesen azt, hogy a Hivatal az Érintett adatát nem törölheti, ha a további adatkezelést jogszabály rendeli el:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték, illetve a jogszabályi, illetve az Adatkezelési Tájékoztató szerint határidő lejárt;
• az Érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az Érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
• a személyes adatokat jogellenesen vannak kezelve;
• az Érintett azt kéri és a törlésnek nincs jogi akadálya, és más az adatkezeléssel Érintett harmadik személy jogos érdekét nem sérti;
• az adatok hibásak, pontatlanok, tévesek, tekintettel azonban kezelésük céljára és a kapcsolódó jogszabályi előírásokra;
• a személyes adatokat a Hivatalra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

A Hivatal azonnal végrehajtja az általa kezelt adatok törlését, ha annak végrehajtását bírósági ítélet rendeli el, vagy a NAIH az adatkezelés jogellenességét megállapítja, elrendeli az adatok törlését és a Hivatal e döntés ellen bírósághoz nem fordul.

 

A Hivatal a papír alapú adathordozókon tárolt adatok törlését az Irattári Terv selejtezési előírásai szerint hajtja végre.

 

Ha megalapozottan feltehető, hogy ezen jog érvényesítése iránt kérelmet benyújtó személy az Érintettel nem azonos személy, - a jogszabályi feltételek fennállása esetén - a Hivatal a kérelmet az azt benyújtó személy személyazonosságának hitelt érdemlő igazolását követően teljesíti.

 

Ha az Érintett kérelmét a Hivatal, illetve a megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által kezelt személyes adatok elutasítja, az érintettet írásban, haladéktalanul tájékoztatja:

• az elutasítás tényéről, annak jogi és ténybeli indokairól, valamint
• az Érintettet a jogszabály alapján megillető jogokról, valamint azok érvényesítésének módjáról, így különösen arról, hogy a Hivatal, illetve a megbízásából vagy, rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által kezelt személyes adatok törlésére, vagy ezen adatok kezelésének korlátozására vonatkozó jogát a Hatóság közreműködésével is gyakorolhatja.

5. Hozzájárulás visszavonásához való jog

Amennyiben az Ön személyes adatai Hivatal általi kezelésének jogalapja az Ön hozzájárulása, akkor az adatkezeléshez adott hozzájárulását visszavonhatja. A Hivatal az Ön által adott hozzájárulás visszavonását követően is kezelheti a személyes adatait jogi kötelezettségének teljesítése vagy jogos érdekei érvényesítése céljából, ha az érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll.

6. Adathordozhatósághoz való jog

Jogosult arra, hogy kérje a Hivataltól ezen adatok továbbítását másik adatkezelő részére, amennyiben a Hivatal általi adatkezelés az Ön hozzájárulásán, vagy a Hivatallal kötött szerződésen alapul, amelyben Ön az egyik szerződő fél és arra a jogszabály felhatalmazást ad.

7. Tiltakozáshoz való jog

Ön jogosult arra, hogy tiltakozzon a Hivatal által jogos érdek jogalapon kezelt személyes adatainak kezelése ellen, vagy saját helyzetével kapcsolatos okból személyes adatainak kezelése ellen a GDPR-ban meghatározott esetekben.

8. Jogorvoslat, Hatósághoz fordulás joga

A személyes adatai kezelésével kapcsolatosan Önt ért jogsérelem vagy annak közvetlen veszélye esetén a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (rövidítve: NAIH; székhelye: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c., postacím: 1534 Budapest, Pf.: 843, honlap: www.naih.hu, telefon: +36 (1) 3911400, fax: +36 (1) 3911410, központi email cím: ugyfelszolgalat@naih.hu) eljárását kezdeményezheti, illetve bírósághoz fordulhat. Adatkezeléssel kapcsolatos jogvitákban az illetékes törvényszék az alábbi linken kereshető meg: http://birosag.hu/ugyfelkapcsolati-portal/illetekessegkereso

 

Önnek minden esetben lehetősége van arra, hogy mindezen eljárások megindítása előtt a Hivatal adatvédelmi tisztviselőjéhez, Keringer Zsolthoz forduljon és véleményét, tanácsát kérje, illetve, hogy a Hivatal adatkezelését érintő problémát nála is jelezze.

Érintettként személyes adatkezeléssel kapcsolatos jogainak érvényesítésével kapcsolatos kérdéseit/kéréseit az alábbi elérhetőségeken közölheti a Hivatallal:

• Írásban, a Hivatal címére (9774 Sorkifalud, Kossuth u. 30.) megküldött levélben;
• A Hivatal ügyfélszolgálatán leadott írásbeli kérelem útján;
• Telefonon: 0694556038
• Elektronikus levél útján a sorkifaludhivatal@pwnet.hu címen.

 

 

Az Érintett a személyes adatainak védelmére vonatkozó kérelmét (a NAIH által rendszeresített formanyomtatványon felül) családi és utóneve, születési neve, születési helye és ideje, édesanyja születéskori neve, és TAJ száma megadásával és írásbeli, vagy a Hivatal ügyfélszolgálatán tett kérelem esetén a kérelem aláírásával nyújthatja be. Email-en az Érintett által aláírt dokumentum másolatának csatolásával adható be a kérelem a Hivatal részére. 

Amennyiben az Érintett személyes adatkezeléssel kapcsolatos kérelmét nem a fentiek szerint tette meg és a Hivatal az adott Érintett megfelelő, adatbiztonsághoz és/vagy a személyes adatainak védelemhez szükséges (jelen Tájékoztató szerinti) azonosítását nem tudta elvégezni, az Érintettet a Hivatal hiánypótlásra hívja fel. A Hivatal által kért, szükséges személyes adatok megadására/hiányzó tevékenység elvégzésére történő felhívástól a személyes adat megadásáig eltelt idő a kérelem megválaszolásának határidejébe nem számít bele.

A Hivatal a személyes adatkezeléssel kapcsolatos kérések teljesítését/arra történő válaszadást indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb azonban a kérelem benyújtásától számított 25 napon belül teljesíti.

A Hivatal biztosítja, hogy az adatokhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá, véletlen adatvesztéssel, jogosulatlan megszerzéssel, megsemmisítésével, károsodásával szembeni megfelelő védelmi intézkedések szükségesek.

A Hivatal törekszik arra, hogy adatkezelési tevékenységét oly módon végezze, hogy az adatkezelés teljes tartama alatt megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.

Ennek megfelelően a Hivatal, illetve tevékenységi körében a Hivatallal szerződéses vagy más kapcsolatban álló, adatkezelési vagy adatfeldolgozási tevékenységet ellátó természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, a tőle elvárható módon gondoskodik az adatok biztonságáról, továbbá megtesz minden szükséges technikai és szervezési intézkedést – így többek között kialakít olyan eljárási szabályokat –, amelyek feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy a jogszabályokban, valamint az adat- és titokvédelmi, illetve információbiztonsági szabályokban foglalt adatbiztonsági rendelkezések a lehető legnagyobb mértékben érvényre jussanak. Így e körben az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen, valamint a különböző nyilvántartásokban elektronikusan kezelt adatállományok védelme érdekében megfelelő technikai megoldással biztosítja, hogy a nyilvántartásokban tárolt adatok – kivéve, ha erre felhatalmazással, jogalappal rendelkezik – közvetlenül ne legyenek összekapcsolhatók, illetve a Érintetthez rendelhetők, megszemélyesíthetők.

 

 

Ezen elvből következik a beépített adatvédelem és az alapértelmezett adatvédelem, azaz az adatvédelmi szabályoknak már a technikai kialakításkor, valamely új rendszer vagy Érintetti adatkezeléssel járó tevékenység indításakor, a kezdetektől érvényesülniük kell. 

Az adatvédelmi szabályoknak való megfelelés igazolása a Hivatal feladata és kötelezettsége. Ennek érdekében a Hivatal igyekszik minden adatvédelmi szabályok által előírt tájékoztatást igazoltan megadni.

A hivatal autamatizált döntéshozatalt, illetve profil alkotást nem alkalmaz.

3. A kezelt adatok köre az adatkezelés célja, jogalapja és időtartama

A Hivatal különösen a következő adatokat kezeli az Érintettről a vonatkozó jogszabályi rendelkezések, illetve a megkötött munkaszerződéssel összefüggésben, melyet részletesen a Hivatal egészére elkészített adattérkép tartalmazza (adatkezelés célja, érintett adatkörök, jogalapja, időtartama).

A Hivatal főszabály szerint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésére vonatkozó jogszabályi követelmények szerint az iratokat iktatja, és az iktatott iratok között az irat selejtezéséig, illetve- ennek hiányában – a levéltárban kezeli.

4. Az Érintettek adataihoz hozzáférő személyek köre

Az Érintettek adatait kizárólag csak a munkakörük ellátásához feltétlenül szükséges mértékben és feladatuk ellátása céljából ismerhetik meg a Hivatal által foglalkoztatottak, illetve – szükség szerint – az abba bevont harmadik felek. 

A Hivatal csak jogszabályban meghatározott módon és célból adja át az általa kezelt személyes adatokat más állami szervek számára.

A Hivatal harmadik felekkel (pl.: Nemzeti Adó- és Vámhivatal, Magyar Államkincstár) az Érintett adatait meghatározott célokból osztja meg, amelyről részletes nyilvántartást vezet (adattovábbítás címzettje, adattovábbítás célja, adattovábbítás jogalapja).

 

 

1. sz. melléklet

A tájékoztatóban használt legfontosabb fogalmak az alábbiak:

 

adatfeldolgozás: a Hivatal megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által végzett adatkezelési műveletek összessége;

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely - törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között és feltételekkel - a Hivatal megbízásából vagy rendelkezése alapján személyes adatokat kezel;

adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely - törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között - önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;

adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely - ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot - az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatot honlapon közzéteszi;

adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;

adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;

adatvédelmi incidens: az adatbiztonság olyan sérelme, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisülését, elvesztését, módosulását, jogosulatlan továbbítását vagy nyilvánosságra hozatalát, vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;

adatkezelés korlátozása: a tárolt adat zárolása az adat további kezelésének korlátozása céljából történő megjelölése útján;

álnevesítés: személyes adat olyan módon történő kezelése, amely - a személyes adattól elkülönítve tárolt - további információ felhasználása nélkül megállapíthatatlanná teszi, hogy a személyes adat mely Érintettre vonatkozik, valamint műszaki és szervezési intézkedések megtételével biztosítja, hogy azt azonosított vagy azonosítható természetes személyhez ne lehessen kapcsolni;

anonimizálás: az adatok megfosztása személyes jellegüktől úgy, hogy kapcsolatuk az érintettel már nem állítható helyre az adatkezelő által sem;

biometrikus adat: egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;

bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetve a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az Érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat;

címzett: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely részére személyes adatot a Hivatal, illetve az adatfeldolgozó hozzáférhetővé tesz;

érintett: bármely információ alapján azonosított vagy azonosítható természetes személy;

harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az Érintettel, a Hivatallal, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik a Hivatal vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére irányuló műveleteket végeznek;

hozzájárulás: az Érintett akaratának önkéntes, határozott és megfelelő tájékoztatáson alapuló egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az Érintett nyilatkozat vagy az akaratát félreérthetetlenül kifejező más magatartás útján jelzi, hogy beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok kezeléséhez;

különleges adat: a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozó minden adat, azaz a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a genetikai adatok, a természetes személyek egyedi azonosítását célzó biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok;

nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;

személyes adat: az Érintettre vonatkozó bármely információ;

titkosság: az adat azon jellemzője, hogy csak a természetes személyek egy előre meghatározott köre (jogosultak) számára hozzáférhető, mindenki más számára titok. A titkosság elvesztését felfedésnek nevezzük, mely esetén a titkos információ arra jogosulatlanok számára is ismertté, hozzáférhetővé válik;

ügyfél: az a természetes vagy jogi személy, egyéb szervezet, akinek (amelynek) jogát vagy jogos érdekét az ügy közvetlenül érinti, akire (amelyre) nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz, vagy akit (amelyet) hatósági ellenőrzés alá vontak. Törvény vagy kormányrendelet meghatározott ügyfajtában megállapíthatja azon személyek és szervezetek körét, akik (amelyek) a jogszabály erejénél fogva ügyfélnek minősülnek.